TEKA Mitarbeiterkalender - Hilfe

Anmeldung und Start

Der Kalender laeuft im Browser unter kalender.teka.eu und nutzt dein normales TEKA-Google-Konto. Beim ersten Aufruf fragt Google einmalig nach der Zustimmung (Kalender lesen) - danach geht die Anmeldung automatisch, solange du im Browser bei Google angemeldet bist.

Die Seite bleibt dauerhaft angemeldet

Eine geoeffnete Seite erneuert ihre Google-Anmeldung selbststaendig im Hintergrund - sie kann tagelang offen bleiben, z.B. auf einem Monitor. Nur wenn du dich im Browser komplett aus Google abmeldest, erscheint eine Meldung mit dem Hinweis, oben rechts auf Angemeldet zu klicken.

Ansichten und Navigation

• Tag / Woche: Umschalten oben links. Die Tagesansicht zeigt alle gewaehlten Mitarbeiter nebeneinander als Spalten, die Wochenansicht den Verlauf ueber mehrere Tage.
• Heute: springt zum aktuellen Datum. Die rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit.
• Pfeile ‹ ›: blaettern tage- bzw. wochenweise vor und zurueck.

Automatische Aktualisierung

Die Termine laden sich alle 2 Minuten von selbst neu - manuelles Nachladen ist im Normalfall nicht noetig. Der Knopf Aktualisieren stoesst das sofort an, etwa wenn du gerade einen Termin in Google eingetragen hast.

Mitarbeiter ein- und ausblenden

Links in der Leiste bestimmen die Haken, wessen Kalender als Spalte erscheint. Die Auswahl ist additiv: Jeder Haken kommt zur bisherigen Auswahl hinzu - so lassen sich Gruppen und Einzelpersonen frei mischen (z.B. ganze Gruppe Service plus ein Kollege aus dem Vertrieb).

• Haken an einer Gruppe: blendet alle Mitglieder der Gruppe (inkl. Untergruppen) ein oder aus.
• Alle / Keine: waehlt saemtliche Kalender an bzw. ab.
• Nur eine Gruppe zeigen (Fokus): erst Keine klicken, dann die gewuenschte Gruppe anhaken.
• Suchfeld: filtert die Namensliste waehrend der Eingabe - praktisch bei 76 Kalendern.

Gruppen anlegen und verwalten

• Neue Gruppe: Knopf + oben in der Leiste, Namen eingeben.
• Untergruppe: beim Ueberfahren einer Gruppe erscheint deren eigenes +. Bis zu 5 Ebenen sind moeglich (z.B. Vertrieb › Aussendienst › Nord › Team A › Projekt X).
• Umbenennen: Doppelklick auf den Gruppennamen, Aenderung mit Enter bestaetigen.
• Loeschen: Knopf × an der Gruppe. Mitarbeiter gehen dabei nicht verloren: Wer in keiner anderen Gruppe liegt, erscheint wieder unter "Ungruppiert"; die uebrigen behalten ihre weiteren Zuordnungen.
• Reihenfolge der Gruppen: Gruppen lassen sich per Ziehen umsortieren oder in andere Gruppen hineinschieben.

Zuordnen-Dialog: Mitarbeiter in mehrere Gruppen

Ein Mitarbeiter kann in beliebig vielen Gruppen gleichzeitig liegen (z.B. in Vertrieb, Service und einem Projektteam). Der zentrale Ort dafuer ist der Knopf Zuordnen oben in der Leiste:

1. Dialog oeffnen - er listet alle Kalender alphabetisch. Hinter jedem Namen zeigen kleine Schilder, in welchen Gruppen er liegt ("ungruppiert" = noch nirgends).
2. Mitarbeiter anklicken - eine Haekchen-Liste aller Gruppen klappt auf.
3. Beliebig viele Gruppen anhaken oder abhaken. Jede Aenderung wird sofort gespeichert.

• Suchfeld im Dialog filtert die Kalenderliste.
• "Nur ungruppierte" zeigt ausschliesslich noch nicht einsortierte Kalender - praktisch nach Neuzugaengen.
• Die Kopfzeile zeigt die Gesamtzahl und wie viele noch ungruppiert sind.

In der Kalenderansicht erscheint ein mehrfach zugeordneter Mitarbeiter trotzdem nur einmal als Spalte.

Ziehen und Verschieben (Drag & Drop)

• Mitarbeiter auf eine Gruppe ziehen: verschiebt ihn dorthin - er verlaesst dabei nur die Gruppe, aus der gezogen wurde; weitere Zuordnungen bleiben bestehen.
• Mitarbeiter auf einen anderen Mitarbeiter ziehen: sortiert die Reihenfolge innerhalb der Gruppe (oberes Drittel = davor, unteres Drittel = dahinter). Die Reihenfolge bestimmt die Spaltenreihenfolge im Kalender.
• Auf "Ungruppiert" ziehen: entfernt alle Gruppenzuordnungen auf einmal. Die Zeile "Ungruppiert" ist immer sichtbar, auch wenn sie leer ist (0).
• Aus einer einzelnen Gruppe entfernen (andere behalten): im Zuordnen-Dialog das Haekchen dieser Gruppe abwaehlen.
• Mehrere auf einmal: mehrere Mitarbeiter markieren und gemeinsam ziehen; Esc hebt die Markierung auf.

Spaltenreihenfolge im Kalender

Die Spalten folgen exakt der Leiste links, von oben nach unten:

1. Gruppen in ihrer Reihenfolge; innerhalb einer Gruppe zuerst die Untergruppen, dann die direkten Mitglieder.
2. Innerhalb jeder Gruppe gilt die von dir per Ziehen festgelegte Reihenfolge (keine automatische Alphabet-Sortierung).
3. Mehrfach zugeordnete Mitarbeiter stehen an der Position ihres ersten Vorkommens.
4. Ungruppierte kommen ganz am Ende.

Wo wird was gespeichert?

Gruppenstruktur: auf dem Server, pro Nutzer

Deine Gruppen und Zuordnungen speichert der TEKA-Server automatisch unter deinem Google-Konto - jeder Nutzer hat seine eigene Struktur. Sie folgt dir auf jedes Geraet: Auf PC und iPad siehst du nach der Anmeldung dieselben Gruppen. Der Server legt zudem taegliche Sicherungen an (die letzten 10 werden aufbewahrt).

Ansichtseinstellungen: pro Geraet

Welche Kalender angehakt sind, auf-/zugeklappte Gruppen und die Filtereinstellungen bleiben bewusst im jeweiligen Browser - so kann jedes Geraet seine eigene Sicht haben.

Export und Import

Die Knoepfe Export und Import sichern die komplette Konfiguration (Gruppen, Auswahl, Reihenfolge, Filter) als Datei. Zwei Hauptanwendungen:

• Struktur weitergeben: Du exportierst deine fertige Gruppenordnung, ein Kollege importiert sie - und hat denselben Aufbau als Startpunkt fuer seine eigene Struktur.
• Geraetewechsel / Notfallsicherung: Auch die Ansichtseinstellungen (die sonst pro Geraet bleiben) lassen sich so auf ein anderes Geraet mitnehmen.

Filter und Kategorien

Die App ordnet Termine automatisch Kategorien zu (u.a. Arbeitsort, Abwesend/Urlaub, Krank, Meeting, Extern, Projekt) - erkennbar an den Farben. Ueber Filter lassen sich einzelne Kategorien ausblenden.

• Nur echte Termine: blendet Statuseintraege wie Buero/Homeoffice/Dienstreise aus und zeigt nur inhaltliche Termine.
• Geburtstage: Von Google automatisch angelegte Geburtstage werden grundsaetzlich nie angezeigt. Manuell angelegte Termine mit "Geburtstag" im Titel (z.B. eine Feier) bleiben sichtbar und lassen sich ueber die Filterkategorie Geburtstag ausblenden.

Neue Mitarbeiter

1. Kalender wie gewohnt in Google Workspace anlegen bzw. freigeben.
2. Kalenderseite einmal mit F5 neu laden - neue Kalender werden nur beim Seitenstart eingelesen.
3. Der Neue erscheint unter Ungruppiert und kann von dort einsortiert werden (Ziehen oder Zuordnen-Dialog).

Wenn etwas nicht funktioniert

• Erste Massnahme: Seite mit Strg+F5 hart neu laden (laedt die aktuelle Programmversion ohne Zwischenspeicher).
• Meldung "Google-Anmeldung abgelaufen": oben rechts auf Angemeldet klicken oder Seite neu laden.
• Gruppen sehen anders aus als erwartet: pruefen, ob du mit dem richtigen Google-Konto angemeldet bist - jede Person hat ihre eigene Struktur.
• Termine fehlen: Filter pruefen (Kategorie ausgeblendet? "Nur echte Termine" aktiv?) und ob der Mitarbeiter angehakt ist.
• Gruppen-Aenderung "nur lokal gespeichert": kurze Stoerung der Verbindung zum Server - die Aenderung ist nicht verloren und wird bei der naechsten Aenderung erneut uebertragen; notfalls Seite neu laden und pruefen.

Wenn nichts hilft: Screenshot der Meldung machen (ggf. zusaetzlich F12 › Reiter Konsole) und an die IT / Juergen Kemper geben.

Kurzreferenz

• Nur eine Gruppe zeigen: Keine › Gruppe anhaken
• Mitarbeiter in mehrere Gruppen: Zuordnen › Mitarbeiter anklicken › Haekchen setzen
• Aus allen Gruppen entfernen: auf "Ungruppiert" ziehen
• Aus einer Gruppe entfernen: Zuordnen › Haekchen der Gruppe abwaehlen
• Spaltenreihenfolge aendern: Mitarbeiter in der Leiste auf-/abwaerts ziehen
• Struktur an Kollegen geben: Export › Datei senden › Kollege: Import
• Neuer Mitarbeiter fehlt: F5 druecken, dann unter Ungruppiert nachsehen